Wien nimmt als internationale Meeting-Destination in der Wirtschafts- und Innovationsstrategie 2030 der Stadt sowie in der Visitor Economy Strategie des WienTourismus eine große Bedeutung ein. Denn neben unmittelbaren Wirtschafts- und Netzwerkeffekten sind Meetings auch immer eine Chance, einzelne Stärkefelder der Stadt bzw. einzelner Branchen ins Licht internationaler Aufmerksamkeit zu rücken. 

(Verbands-)Kongresse und Firmenveranstaltungen sind von zentraler Bedeutung für Wiens Tourismuswirtschaft und sollen aufgrund ihrer Rolle als Wirtschaftsfaktor, als Triebfeder für die Internationalisierung der Stadt und als Auslöser von Wertschöpfung vor Ort entsprechend gefördert werden. 

Im langjährigen Vergleich kam jede 8. Nächtigung in Wien durch eine Tagung zustande. Die Teilnehmer:innen sind dabei besonders ausgabefreudig: Während ein Besucher in Wien pro Tag durchschnittlich 276 Euro ausgibt (Wert 2019), betragen ebendiese Ausgaben beim Kongressgast mit 541 Euro pro Tag beinahe das Doppelte. Im aktuell vorliegenden Vienna Meeting Industry Report 2022 erreichten Veranstaltungen bereits wieder 80% des Niveaus 2019 (vor Corona). Wiens Meetingindustrie erwirtschaftete 2022 rund 738 Mio. Euro an Wertschöpfung für ganz Österreich und sicherte damit 13.000 Ganzjahres-Arbeitsplätze. 

Die International Congress and Convention Association (ICCA) hat Wien für 2022 neuerlich auf den 1. Platz der weltweit führenden Meeting Destinationen gereiht. Die Union of International Associations (UIA) reiht Wien mit insgesamt 252 internationalen Verbands-Kongressen im Jahr 2022 auf Platz Zwei. Es gilt, diesen Schwung mitzunehmen und das gute Abschneiden als Auftrag verstanden zu wissen, Wien weiter mit voller Energie als Kongress-, Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort zu positionieren. 

Vor dem Hintergrund des immer stärker werdenden und im Meetingbereich seit jeher global stattfindenden Wettbewerbs, stellt ein ausreichend dotiertes Förderinstrument ein USP dar, das die Positionierung Wiens stärkt und für die Meeting Destination Vienna ein wichtiges und damit relevantes Argument ist, um sich als Austragungsstandort in der Akquise weiterhin durchzusetzen. 

Auf die beiden Hochsaisonen im Meeting Segment wurde bewusst verzichtet und der Förderzeitraum auf 8 Kalendermonate limitiert. Dadurch kann saisonal entzerrt und Nachfrage umgelenkt werden. Die Förderung der Nebensaisonen führt potenziell dazu, dass die Wiener Tagungs- und Eventlocations, zu denen auch die Hotellerie zählt, in den Nebensaisonen besser ausgelastet werden können. 

Ziel ist es auch, so viele Veranstalter wie möglich zu nachhaltigem Handeln zu bewegen. Deshalb wird die Durchführung nachhaltig qualifizierter Meetings zusätzlich dotiert.

Das Programm richtet sich an alle nationalen und internationalen Rechtsträger (Veranstalter, vgl. Punkt 3), die eine Veranstaltung im Sinne des Punkt 4 in Wien planen und durchführen.

Die innerstaatliche Rechtsgrundlage der gegenständlichen Richtlinie bildet der entsprechende Beschluss dieser Fördermaßnahme des Wiener Gemeinderates vom 22.04.2024, unter e-Recht-445297-2024-GFW. 

Diese Richtlinie ist – vorbehaltlich allfälliger Revisionen aufgrund entsprechender Organbeschlüsse bzw. vorzeitiger Einstellung – gültig für Einreichungen von 01.05.2024 bis 03.12.2028.

Alle auf Basis dieser Richtlinie resultierenden Rechtsverhältnisse unterliegen ausschließlich österreichischem Recht sowie den gemäß dieser Richtlinie anzuwendenden oder sonst relevanten EU-rechtlichen Bestimmungen

Gerichtsstand für alle aus bzw. im Zusammenhang mit dieser Förderrichtlinie entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist das sachlich zuständige Gericht in Wien.

Die deutsche Fassung dieser Richtlinie ist maßgeblich und rechtsverbindlich. Die englische Fassung dient nur zur Information.

Die Entscheidung auf Zuerkennung der Förderung erfolgt nach Maßgabe der verfügbaren Budgetmittel auf Basis der vorliegenden Richtlinie (siehe dazu auch Punkt 8.5). Auf die Gewährung von Fördermitteln besteht kein Rechtsanspruch.

Förderungen dieses Programms basieren beihilferechtlich auf der De-minimis-Verordnung. Es kommt somit folgende beihilferechtliche Grundlage in der jeweils geltenden Fassung zur Anwendung: 
 

Verordnung (EU) Nr. 2023/2831 der Kommission vom 13. Dezember 2023 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen; veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union L, 2023/2831, am 15.12.2023, ELI: http://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj (kurz: „De-minimis-VO“) 
 

Bei De-minimis-Förderungen handelt es sich um geringfügige staatliche Beihilfen, die von der Kontrolle staatlicher Beihilfen ausgenommen sind, weil davon ausgegangen wird, dass sie keinen Einfluss auf den Wettbewerb und zwischenstaatlichen Handel der EU haben.

Antragsberechtigt sind folgende Veranstalter (im Sinne dieser Richtlinie), soweit sie nicht in Punkt 3.2 ausgeschlossen sind, die im Sinne des Punkt 4 eine Veranstaltung planen und durchführen (lassen) und für diese Veranstaltung das wirtschaftliche Risiko und damit sämtliche Kosten tragen:

1. juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts 
2. natürliche Personen
3. rechtsfähige Personengesellschaften 
4. rechtsfähige Vereinigungen (Verbände/Vereine) 
5. internationale Organisationen (Ö-NACE U99)

Agenturen (im Sinne dieser Richtlinie) sind dann antragsberechtigt, wenn sie selbst als Veranstalter auftreten oder nachweislich im Auftrag des Veranstalters i.S.d. Punktes 3.1 tätig sind. Pro Veranstaltung ist max. eine Agentur antragsberechtigt. Eine Tätigkeit im Auftrag eines Veranstalters bedeutet, dass die Agentur entweder im Namen oder auf Rechnung des Veranstalters die Veranstaltung durchführt.

Nicht antragsberechtigt sind:

1. Antragsteller:innen mit anhängigem Insolvenzverfahren 
2. Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlichrechtliche Gebietskörperschaften 
3. Politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes 2012 oder vergleichbare ausländische Einrichtungen
4. Alle Einrichtungen, die keine Rechtsfähigkeit besitzen. 
5. Antragsteller:innen, die im Rahmen von früheren Förderanträgen im Rahmen dieses Förderprogramms oder seiner Vorgänger (Vienna Meeting Fund 2021–2023, Vienna Meeting Fund 2022–2024) vorsätzlich unrichtige Angaben gemacht haben, für die Dauer von drei Jahren ab der damaligen Antragstellung.

Gefördert werden mehrtägige (Programmpunkte an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Veranstaltungstagen) internationale Veranstaltungen, die im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2028 stattfinden

Gefördert werden ausschließlich internationale Veranstaltungen mit einer fachspezifischen Agenda, die in den acht Monaten Januar, Februar, März, April, Juli, August, November und Dezember stattfinden. Veranstaltungen, die in die vier nicht genannten Monate (Mai, Juni, September, Oktober) hineinreichen, müssen mindestens 50% der Veranstaltungstage in die genannten acht Monate hineinreichen, um förderwürdig zu sein (Bsp. 30.04.–01.05. ja, 30.10.–01.11. nein).

Internationale Veranstaltungen sind Zusammenkünfte von vorwiegend internationalen Teilnehmer:innen zum beruflichen Informationsaustausch. Internationale Veranstaltungen i.S.d. Richtlinie definieren sich als Events, deren Teilnehmer:innen vor Ort (und nicht virtuell) zu mindestens 50% aus dem Ausland (Wohnsitzstaat außerhalb Österreichs) angereist sind.

Mit der Förderung werden nachstehende tatsächlich durchgeführte internationale Business Events (Veranstaltungen mit dem Veranstalter bekannten [registrierten] Teilnehmer:innen) unterstützt, welche den Wirtschafts- und Innovationsstandort Wien stärken:

1.  (Verbands-) Kongresse (Association Meetings) 
2. Firmenveranstaltungen/-Tagungen (Corporate Meetings)

1. Abendveranstaltungen (wie z. B. Galas, Preisverleihungen, Weihnachtsfeiern, Netzwerktreffen)
2. Ausstellungen und Messen sowie Kultur- und Sportveranstaltungen 

Im Rahmen der Fördermaßnahme wurden zwei Module definiert. Modul 2 basiert auf Modul 1. Förderungen für Modul 2 können daher nur beantragt werden, wenn auch die Voraussetzungen für Modul 1 erfüllt werden.

Qualifizierung für Fördermodul 1 

Veranstaltung findet in Wien vor Ort mit mindestens 50 % internationalen Teilnehmer:innen (d. h. solche, die aus dem Ausland angereist sind) statt

1. Location: Veranstaltung findet in einem Wiener Beherbergungsbetrieb oder einer gewerbsmäßig am Markt agierenden Wiener (Event)-Location gegen Bezahlung einer Raummiete/Konferenzpauschale statt. Eine Location ist für die Zwecke dieser Richtlinie nur dann gewerblich am Markt tätig, wenn sie von Dritten (auch nicht verbundenen Unternehmen) für eine Veranstaltung angemietet werden kann und über einen entsprechenden Außenauftritt verfügt. Für den Fall, dass eine Personenidentität zwischen dem Veranstalter und dem Betreiber der Location besteht, wird der auf die Location entfallende Teil der Kosten nicht gefördert. Gefördert werden in diesem Fall ausschließlich Drittkosten von nicht verbundenen Unternehmen (siehe dazu die Definition „ein einziges Unternehmen“ i.S.d. Art 2 Abs 2 der De-minimis-Verordnung). 
2. Veranstaltungsdauer: mehrtägig, der überwiegende Teil des Programms findet tagsüber (vor 18.00 Uhr) statt. 
3. Teilnehmer:innen: mindestens 50 Teilnehmer:innen müssen vor Ort anwesend sein. 
4. Die Anzahl der internationalen Teilnehmer:innen, die aus dem Ausland anreisen, vor Ort muss mindestens 50% der Gesamtteilnehmer:innen vor Ort betragen und in Wiener Beherbergungsbetrieben nächtigen. 
5. Veranstaltungen, die im Förderzeitraum liegen (siehe Punkt 4.1).

Qualifizierung für Fördermodul 2 

Veranstaltung wird zusätzlich nachhaltig durchgeführt

Neben den Voraussetzungen für Modul 1 gilt: 

1. Die Veranstaltung findet durchgängig als nachhaltige Veranstaltung statt. 
2. Um eine nachhaltig i.S. dieser Richtlinie durchgeführte Veranstaltung handelt es sich dann, wenn diese entweder mit dem Prädikat „ÖkoEvent“ ausgestattet ist oder mit dem Österreichischen Umweltzeichen (UZ 62 Green Meetings und Green Events) zertifiziert wurde. * 
3. Der Erhalt des Prädikats oder Zertifikats ist bei Abrechnung nachzuweisen. 

Bei der Einreichung ist zu deklarieren, für welche(s) Modul(e) um Förderung angesucht wird. 

Der sich aus den Modulen 1 und 2 ergebende Förderbetrag entspricht den tatsächlich vom Veranstalter bezahlten Kosten jedoch maximal bis zum in der Fördertabelle ausgewiesenen maximalen Förderbetrag. 

^{* Detailinformationen zu ÖkoEvent und Österreichischem Umweltzeichen finden Sie hier:} 

^{https://www.oekoevent.at} 

^{https://www.umweltzeichen.at/de/green-meetings-und-events/home}

Modul 1: Veranstaltung findet in Wien vor Ort statt; mindestens 50% der Teilnehmer:innen reisen aus dem Ausland an

Modul 2: Veranstaltung wird nachweislich nachhaltig durchgeführt 

Gefördert werden variable Kosten, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung (siehe dazu Punkt 4) entstehen bzw. entstanden sind und an Dritte (nicht verbundene Unternehmen, siehe dazu die Definition „ein einziges Unternehmen“ i.S.d. Art 2 Abs 2 der De-minimis-Verordnung) bezahlt werden. Im Regelfall handelt es sich dabei um die Abrechnung entstandener Kosten der Veranstaltungslocation sowie weiterer Dienstleister wie z. B. Logis, Technikfirmen oder Caterer.

Um förderbar zu sein, müssen diese variablen Kosten: 

1. in ihren Positionen klar definiert sein 
2. in unmittelbarem Veranstaltungszusammenhang stehen (ausschließlich Drittkosten) 
3. nicht überhöht sein bzw. sich im ortsüblichen Ausmaß bewegen 
4. vom Veranstalter selbst getragen werden (Ausnahme: Agenturen, die [nachweislich] im Auftrag des Veranstalters tätig sind) 
5. zum Zeitpunkt der Endabrechnung nachgewiesenermaßen tatsächlich bezahlt worden sein (Stornokosten werden nicht ersetzt) 
6.  durch – den gesetzlichen Vorschriften entsprechende – Rechnungen belegt werden 
7. ausschließlich als Nettokosten einbezogen werden, es sei denn, der Veranstalter ist nachweislich nicht vorsteuerabzugsberechtigt 
8. Rechnungen mit einer Gesamtnettosumme ab EUR 500 pro Rechnung umfassen 

Rechnungen und Zahlungsbelege der tatsächlich vom Veranstalter bezahlten Kosten (bis zum Erreichen der jeweiligen Maximalförderhöhe) sind zu erbringen.

Bei Antragstellung sind der Beginn und das Ende der Veranstaltung – laut Planung – anzugeben. 

Der maximale Kostenanerkennungszeitraum je Veranstaltung erstreckt sich ab dem Inkrafttreten dieser Förderrichtlinie (Anzahlungen, die bereits vor dem 01.01.2025 geleistet wurden und sich auf Veranstaltungen ab dem 01.01.2025 beziehen) bis spätestens drei Monate nach Veranstaltungsende.

Es gibt zwei Fördermodule (siehe Punkt 5) mit einer gemeinsamen Bemessungsgrundlage. Die Bemessungsgrundlage für beide Förderungsmodule ist die Summe der veranstaltungsbezogenen Kosten (siehe dazu Punkt 6.1). 

1. Die Förderhöhe entspricht den tatsächlich bezahlten Kosten, maximal jedoch der ausgewiesenen Maximalförderhöhe entsprechend der jeweiligen Teilnehmer:innenanzahl-Kategorie (siehe Punkt 5.2).
2. Im Falle der Durchführung und nachweislichen Qualifikation als nachhaltige Veranstaltung (Modul 2) gelangt der laut Fördertabelle 5.2 zusätzliche Förderbetrag zur Auszahlung. 
3. Punkte 6.3.a bis 6.3.b gelten sowohl für die Einreichung (die vorläufige Förderzusage) als auch für die Abrechnung bzw. Auszahlung (vgl. Punkte 9 bis 11).

Vom Wiener Tourismusverband abgewickelte Förderungen können grundsätzlich mit anderen Förderungen der öffentlichen Hand kombiniert werden, wenn

1. dies nach den Kumulierungsbestimmungen des Beihilferechts möglich ist (vgl. Punkt 7.2) 
2. ein für den Veranstalter zumutbares Finanzierungsrisiko in deren/dessen Sphäre verbleibt 
3. die durch mehrere Förderungen unterschiedlicher Art (Zuschüsse, Garantien, Kredite) für das Projekt mobilisierte Finanzierung die geplanten Kosten des Gesamtprojektes nicht übersteigt 
4. die Kombination von Förderungen nicht zur Substituierung anderer öffentlicher Mittel führt 
5. dadurch nicht Projektelemente gefördert werden, die bereits aus anderen öffentlichen Mitteln der Stadt Wien Barzuschüsse erhalten

Von der Kombination von Förderungen explizit ausgenommen ist die Kombination mit weiteren monetären Förderungen des Wiener Tourismusverbandes.

Unbeschadet der weiteren Regelungen in diesem Punkt und Punkt 7.2 gilt für die Kombination von Förderungen mit dem Vienna Loyalty Fund oder einem allfälligen nachfolgenden Förderprogramm folgendes: Sollte die Veranstaltung auch eine Zuwendung aus dem Vienna Loyalty Fund oder einem allfälligen nachfolgenden Förderprogramm beziehen, so können die dort bereits eingereichten Kosten im Umfang der dafür gewährten Förderung nicht nochmals geltend gemacht werden. In der Richtlinie zum Vienna Loyalty Fund ist eine spiegelbildliche Regelung enthalten.

Zusätzlich wird festgelegt, dass Förderungen aus diesem Förderprogramm für einen Förderwerber, auch wenn er nichtwirtschaftlich* tätig ist, unter Einschluss der mit ihm verbundenen Unternehmen (analoge Anwendung des Begriffs „ein einziges Unternehmen“ i.S.d. Art 2 Abs 2 De-minimis-VO) mit EUR 300.000 in einem Zeitraum von drei Steuerjahren unter Berücksichtigung aller sonstigen Förderungen aus anderen Förderprogrammen des Wiener Tourismusverbandes begrenzt sind.

^{*Ob eine nichtwirtschaftliche Tätigkeit vorliegt, ist anhand der Bekanntmachung der Kommission zum Begriff der staatlichen Beihilfe im Sinne des Artikels 107 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (2016/C 262/01) zu beurteilen.}

Die in diesem Programm vergebenen De-minimis-Beihilfen können 

1. mit anderen De-minimis-Beihilfen kumuliert werden, sofern gem. Artikel 3 De-minimis-VO der Gesamtbetrag, der einem „einzigen Unternehmen“ von einem Mitgliedstaat (Anmerkung.: d. h. von österreichischen Förderstellen) gewährten De-minimisBeihilfen im Zeitraum der letzten drei Jahre EUR 300.000 nicht übersteigt
2. mit anderen, von dritter Stelle vergebenen Beihilfen auf Grundlage von Gruppenfreistellungsverordnungen für dieselben beihilfefähigen Kosten kumuliert werden, sofern dadurch die Beihilfehöchstintensitäten bzw. Höchstbeträge nicht überschritten werden. 
3. mit anderen, von dritter Stelle vergebenen Beihilfen auf Grundlage von Gruppenfreistellungsverordnungen, die nicht in Bezug auf bestimmte beihilfefähige Kosten gewährt werden und keinen solchen Kosten zugewiesen werden können, kumuliert werden.

Anträge sind laufend bis 03.12.2028 bzw. Mittelerschöpfung (kumulierte zugesagte Förderbeträge, gereiht nach Einlangen und bereits bewilligt, siehe dazu Punkt 8.5) möglich und ausschließlich unter meeting.vienna.info zu stellen. Die erforderlichen Informationen und Unterlagen sind vollständig und richtig auszufüllen. 

Folgende Informationen sind im Online-Einreichportal vollständig auszufüllen: 

1. Titel, Datum und Dauer der Veranstaltung 
2. geplante Teilnehmer:innenanzahl vor Ort in Wien 
3. Tagungslocation 
4. geplante Anzahl an Gesamtnächtigungen 
5. erwartete Gesamtkosten der Veranstaltung für den Veranstalter 
6. Art der Veranstaltung und Branchenzugehörigkeit 
7. Firmenadresse, Kontaktdaten, UID, Rechtsform und Kontodaten 
8. Zustimmung zur vorliegenden Richtlinie und Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Folgende Unterlagen sind im Zuge der Einreichung im Online-Einreichportal hochzuladen: 

1. Location Angebot oder Location Vertrag 
2. De-minimis-Erklärung: Bei der De-minimis-Erklärung handelt es sich um ein Dokument, in dem der Veranstalter den Betrag aller in Österreich in den letzten drei Jahren vor dem Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung beantragten bzw. gewährten De-minimis-Förderungen bekannt gibt und firmenmäßig bestätigt 
3. im Falle einer Einreichung in anderem Namen entsprechende Vollmachten / Nachweise

Die Einreichungsunterlagen müssen spätestens 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn vollständig vorliegen. Später eingelangte Einreichungen werden nicht berücksichtigt.

Werden nicht alle oberhalb angeführten Informationen bzw. Unterlagen, die zur Prüfung des Förderantrags erforderlich sind, im Zuge der Antragstellung übermittelt, behält sich der Wiener Tourismusverband vor, diese innerhalb einer angemessenen Frist (jedenfalls vor Veranstaltungsbeginn) nachzufordern. Wird der Nachforderung nicht vollständig und fristgerecht entsprochen, scheidet der Antrag aus (siehe die in Punkt 8.5 festgelegte Reihung der Anträge). Der Wiener Tourismusverband behält sich weitere Nachforderungen für den Fall vor, dass aufgrund der Nachreichungen weitere Fragen zur Förderbarkeit auftreten. Für die Beantwortung solcher Nachfragen gelten die Ausführungen zu Nachforderungen sinngemäß.

Ab Erhalt einer vorläufigen Zusage sind die Veranstalter verpflichtet, quantitative oder qualitative Änderungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung unverzüglich und ohne Aufforderung schriftlich unter funding@vienna.info bekanntzugeben.

Wesentliche Änderungen sind jedenfalls vor Veranstaltungsbeginn, sofort nach Bekanntwerden ohne unnötigen Verzug samt etwaigen daraus resultierenden Kostenänderungen und/oder damit verbundenen Änderungen des der Fördergewährung zu Grunde liegenden Veranstaltungszeitraums schriftlich mitzuteilen.

Im Falle einer Verschiebung der Veranstaltung innerhalb des definierten Kostenanerkennungszeitraums muss kein neuer Antrag gestellt werden.

Der Wiener Tourismusverband führt bei allen Anträgen eine Vorprüfung durch, wobei vor allem auf die Erfüllung der in den vorangehenden Punkten angeführten formalen Kriterien und das Vorhandensein einer ausreichenden Bewertungsgrundlage geachtet wird. Dabei gilt:

1. Nicht erfüllte notwendige Bedingungen führen zum Ausschluss der Veranstaltung von der Förderung. 
2. Nicht vollständig erfüllte formale Erfordernisse bzw. die nicht übermittelte De-minimis-Erklärung führen zu einer entsprechenden einmaligen Nachforderung. 
3. Sollte dieser Nachforderung nicht binnen 6 Wochen nachgekommen werden, wird der anhängige Antrag von der Förderung ausgeschlossen.

1. Anträge, die eingereicht werden, werden nach dem Datum ihres Einlangens gereiht. 
2. Es gilt „First-Come First-Served“: Sobald die im Rahmen dieser Förderung ausgeschütteten und bewilligten / vorläufig zugesagten Mittel das festgelegte Fördervolumen erreicht haben, gilt die Förderung als ausgeschöpft. 
3. Eine Reihung auf Warteliste ist nicht möglich.

Im Anschluss an die Einreichung erfolgt eine vorläufige Förderentscheidung anhand der vorläufigen Kennzahlen inklusive einer vorläufigen Förderhöhe

Der Veranstalter erhält die Mitteilung über die Entscheidung für die vorläufige Gewährung einer Förderung in schriftlicher Form.

Die tatsächliche Förderentscheidung und die tatsächliche Förderhöhe werden nach Durchführung der Veranstaltung und Einreichung aller Informationen festgelegt. 

Folgende Veranstaltungsinformationen und -unterlagen werden innerhalb von 3 Monaten nach tatsächlichem Veranstaltungsende benötigt und sind dem Wiener Tourismusverband über das digitale Abrechnungsportal zu übermitteln:

1. Abrechnungsformular (siehe Downloadbereich) 
2. Den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Rechnungen und Zahlungsnachweise (Überweisungsbeleg und / oder Kontoauszug): 
   1. Location-Rechnung 
   2. Rechnungen weiterer externer (nicht von verbundenen Unternehmen) veranstaltungsbezogener Dienstleistungen (Logis, Technik, Catering, etc.), bis zur Höhe des vorläufig zugesagten Förderbetrages 
3. Statistik der Teilnehmer:innen (Anzahl & nationale bzw. internationale Herkunft) ), siehe Downloadbereich 
4. Nachweis des Prädikats ÖkoEvent oder des Zertifikats Österreichisches Umweltzeichen für die antragsgegenständliche Veranstaltung (nur Modul 2).

Sind die vom Veranstalter übermittelten Unterlagen zur Endabrechnung mangelhaft, sodass sie keine ausreichende Bewertungsgrundlage bieten, erfolgt eine Nachforderung unter Setzung einer Frist von 4 Wochen. Wird der Nachforderung nicht fristgerecht entsprochen, führt dies zum automatischen Verlust eines ansonsten allfällig bestehenden Förderanspruchs. Der Wiener Tourismusverband behält sich weitere Nachforderungen für den Fall vor, dass aufgrund der Nachreichungen weitere Fragen zur Förderbarkeit auftreten.

Als Nachweis für das Modul 1 ist eine Statistik zur Herkunft der Teilnehmer:innen zu übermitteln. Der Wiener Tourismusverband behält sich vor, die Richtigkeit der Teilnehmer:innenstatistik stichprobenartig anhand der Teilnehmer:innenlisten der registrierten, tatsächlich anwesenden Teilnehmer:innen zu überprüfen. Die Überprüfung wird durch einen vom Wiener Tourismusverband beauftragten Wirtschaftsprüfer auf vertraulicher Basis durchgeführt.

Werden innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten nach Durchführung der Veranstaltung keinerlei Abrechnungsunterlagen übermittelt, führt dies zum automatischen Verlust eines ansonsten allfällig bestehenden Förderanspruchs. Ein schriftlicher Widerruf durch den Wiener Tourismusverband erfolgt diesfalls nicht gesondert.

Nach Prüfung der vollständig vorgelegten Unterlagen (siehe Punkt 9.1) wird der Förderbetrag auf Basis der überprüften und als förderbar anerkannten Ist-Kosten der Veranstaltung neu berechnet. Der Veranstalter wird über den finalen Förderbetrag schriftlich informiert.

Die Auszahlung des Förderbetrages erfolgt in Form einer Überweisung durch den Wiener Tourismusverband auf das im Antrag bekanntgegebene Firmenkonto des Veranstalters oder das bekannt gegebene Firmenkonto der bevollmächtigten Agentur

Der Veranstalter muss im Rahmen aller Marketingmaßnahmen, die mit der geförderten Veranstaltung in Zusammenhang stehen, die Förderung durch den Wiener Tourismusverband mit dem Logo der Meeting Destination Vienna prominent dort ausweisen, wo es sinnvoll und thematisch stimmig ist.

Vorbehaltlich anderslautender bundes- oder landesgesetzlicher bzw. unionsrechtlicher Vorschriften sind der Wiener Tourismusverband und die Stadt Wien im Falle einer Förderzusage dazu berechtigt – nach Abschluss der Veranstaltung – im Gesamtkontext der Förderberichterstattung nicht personenbezogene Daten zu geförderten Veranstaltungen sowie deren Förderhöhen zu kommunizieren.

Veranstalter sind verpflichtet, sämtliche im Zusammenhang mit dem gestellten Antrag übermittelten und sämtliche dafür relevanten Unterlagen sowie ferner Unterlagen des Wiener Tourismusverbandes, die für die Gewährung der Förderung und deren Administration relevant sind und vom Wiener Tourismusverband übermittelt wurden, ordnungsgemäß, sorgfältig und in zweckmäßiger Form aufzubewahren. Diese Verpflichtung endet 10 Jahre nach der Auszahlung der Förderung gem. Punkt 9.2.

Diese Aufbewahrungspflicht umfasst insbesondere Unterlagen, die geeignet sind, folgende Sachverhalte zu klären:

1. für die Förderbemessung herangezogene Nettobeträge 
2. die Höhe des jeweiligen Förderbetrags 
3. im Antrag angegebene andere De-minimisBeihilfen, die in den letzten drei Jahren vor der Antragstellung beantragt oder gewährt wurden 
4. Teilnehmer:innenlisten der registrierten Teilnehmer:innen

Veranstalter sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist verpflichtet, dem Wiener Tourismusverband, dem Magistrat der Stadt Wien, dem Stadtrechnungshof Wien, dem Bundesrechnungshof, den Organen der Europäischen Union oder Beauftragten der vorgenannten Stellen jederzeit Einsicht in diese Unterlagen zu gewähren. Insbesondere haben Veranstalter auf Verlangen diese Unterlagen im Original oder als Kopien – auch in elektronischer Form – zur Verfügung zu stellen, zu übermitteln oder einsehbar zu machen. Erforderlichenfalls ist den genannten Stellen bzw. ihren Beauftragten zu Prüfungszwecken auch der Zugang zu ihren Betriebs-, Büro- und Lagerräumlichkeiten u. dgl. zu ermöglichen.

Im Fall des Eintretens und Bekanntwerdens eines oder mehrerer der untenstehenden Punkte bis zu 10 Jahre nach der Auszahlung gem. Punkt 9.2 wird die zugesagte Förderung widerrufen, wenn

1. die Förderung zweckwidrig verwendet wurde 
2. Voraussetzungen oder Bedingungen für die Gewährung einer Förderung gemäß dieser Richtlinie nicht vorliegen oder nicht erfüllt werden 
3. Kontrollen durch den Wiener Tourismusverband, den Magistrat der Stadt Wien, den Stadtrechnungshof Wien, den Bundesrechnungshof, die Organe der Europäischen Union oder Beauftragte der vorgenannten Stellen verweigert oder behindert werden 
4. sich Angaben über Umstände, die für die Gewährung der Förderung maßgeblich waren, nachträglich als unvollständig oder unrichtig herausstellen, ausbleiben oder wegfallen, insbesondere wenn entgegen den im Antrag gemachten Angaben 
   1. sich der zeitliche Ablauf der Veranstaltung auf nach 31.12.2028 verzögert
   2. die Veranstaltung so wesentlich verändert wurde, dass sie in dieser Form nicht mehr den Grundlagen für die Förderzusage entspricht 
   3. die Veranstaltung nicht durchgeführt wurde iv) die Umsetzung der geförderten Veranstaltung außerhalb Wiens stattfand 
5. der Veranstalter die datenschutzrechtliche Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten in seiner Sphäre nicht sicherstellt (siehe Punkt 12)

Liegt ein Widerrufsgrund vor, so ist der Widerruf längstens 6 Monate nach Ablauf der in dem Punkt 11.1 genannten Frist auszusprechen. Im Falle des Widerrufs muss der erhaltene Förderbetrag – zzgl. Verzugszinsen in Höhe von 9,2 Prozentpunkten über dem jeweils gültigen Basiszinssatz p.a. ab Überweisungszeitpunkt – binnen 4 Wochen zurückbezahlt werden.

Weitergehende zivilrechtliche Ansprüche bleiben hiervon unberührt.

Der Veranstalter ist verpflichtet, die datenschutzrechtskonforme Verarbeitung aller im Zuge der Förderungsbeantragung, -durchführung und -kontrolle bekanntgegebenen personenbezogenen Daten Dritter in seiner Sphäre sicherzustellen. Die gesetzlichen Grundlagen (insbesondere Wiener Fördertransparenzgesetz) und der Fördervertrag sehen vor, dass die Daten zu Zwecken der Förderungsdurchführung (Prüfung und Gewährung) auch von folgenden Stellen verarbeitet werden:

1. der Stadt Wien, dem Stadtrechnungshof Wien sowie den Förderstellen der Stadt Wien,
2. den Förderstellen der Republik Österreich sowie der Bundesländer und dem Bundesrechnungshof sowie 
3. den Organen der Europäischen Union (Europäische Kommission, Europäischer Rechnungshof).

Die Daten werden bzw. müssen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt (werden).

Im Falle einer Prüfung durch obgenannte Stellen bzw. durch interne oder externe Prüfer des Wiener Tourismusverbandes kann die Verpflichtung des Veranstalters entstehen, die bzw. die im Zusammenhang mit der Förderung stehenden Daten zugänglich zu machen.

Sollte die datenschutzrechtliche Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nicht sichergestellt sein, führt dies gemäß Punkt 11.1.e zum Widerruf der Zuerkennung der Förderung und zur Rückforderung bereits ausbezahlter Zuschüsse.

Weitere Informationen, insbesondere zu den Betroffenenrechten, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf https://www.wien.info/de/datenschutzerklaerung.

Förderungen nach dieser Förderrichtlinie erfolgen ausschließlich an natürliche und juristische Personen, die das Verbot der Diskriminierung gemäß § 2 Wiener Antidiskriminierungsgesetz (LGBl. 35/2004 idgF) und der Benachteiligung gemäß § 4 Abs. 3 Wiener Antidiskriminierungsgesetz beachten. Die Veranstalter sind zur Einhaltung aller im Zusammenhang mit dem Ansuchen, der Gewährung und Abwicklung der Förderung sowie deren Kontrolle u. dgl. einzuhaltenden gesetzlichen Vorgaben und rechtlichen Grundlagen verpflichtet. Die Veranstalter haben jegliche Schäden, die sich aus der Nichtbeachtung des Diskriminierungs- und Benachteiligungsverbots (§ 2 und § 4 Abs. 3 Wiener Antidiskriminierungsgesetz) oder sonstiger vom Veranstalter im Zusammenhang mit der Abwicklung der Förderung oder der Umsetzung des geförderten Projekts einzuhaltenden Bestimmungen ergeben, zu übernehmen und verpflichten sich, den Wiener Tourismusverband und die Stadt Wien gegenüber Ansprüchen Dritter vollkommen schad- und klaglos zu halten.

Wiener Tourismusverband 

Vienna Convention Bureau 

Invalidenstraße 6 

1030 Wien 

meeting.vienna.info 

funding@vienna.info

T +43 1 211 14 555