Frau Smeets, der Kongress der European Heart Rhythm Association fand Ende März/Anfang April 2025 in Wien statt. Welche Rolle hatten Sie bei dieser Veranstaltung?
Als Kongressmanagerin bin ich für die Planung, Koordination und erfolgreiche Durchführung des EHRA-Kongresses 2025 verantwortlich. Zu meinen Aufgaben gehört es auch, die Veranstaltung auf unsere übergeordneten strategischen Ziele abzustimmen - von der Erfahrung der Teilnehmer:innen über die finanziellen Ziele bis hin zur Umweltverantwortung.

Wien ist offenbar nicht nur für uns eine Stadt der Herzen. Warum wurde Wien als Destination für den Kongress ausgewählt?
Für die EHRA war es wichtig, die Veranstaltung an einem Ort auszurichten, der nicht nur unsere Delegierten inspiriert, sondern auch unsere Ambitionen in Bezug auf Nachhaltigkeit und Innovation unterstützt. Die starke Positionierung Wiens als grüne Meetingdestination, die Professionalität der lokalen Partner und die hervorragende Infrastruktur machten die Wahl leicht.

Weshalb ist die Zertifizierung als nachhaltiges, "grüne" Meeting für die EHRA von Bedeutung? Was sind die Vorteile der Zertifizierung mit dem Österreichischen Umweltzeichen?
Nachhaltigkeit ist nicht mehr optional, es ist eine Verantwortung. Das Österreichische Umweltzeichen bietet einen klaren Rahmen und Anerkennung für unsere Bemühungen und hilft uns, über einfache "grüne Gesten" hinaus zu echten, messbaren Auswirkungen zu gelangen. Die Zertifizierung stellt sicher, dass wir einen ganzheitlichen Ansatz in Bezug auf Umwelt- und Sozialverantwortung verfolgen.

Wie sieht der Zertifizierungsprozess aus? Was sind die Herausforderungen bei der Vorbereitung?
Der Zertifizierungsprozess ist sehr gründlich. Er beginnt schon lange im Voraus und erfordert eine sorgfältige Planung in Bereichen wie Wahl der Location, Abfallmanagement, Energieverbrauch, Catering, Mobilität und Kommunikation. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass alle internen Teams und Lieferanten mitziehen und die Kriterien erfüllen. Dies erforderte ein starkes internes Engagement und eine enge Zusammenarbeit mit der zuständigen Ansprechperson für Nachhaltigkeit in der VIECON.

Welche konkreten Nachhaltigkeitsmaßnahmen wurden umgesetzt? Und wie wurden diese kommuniziert?
Wir haben mehrere Maßnahmen umgesetzt, die große Wirkung hatten, unter anderem gab es Abfallsortierstationen in der gesamten Location, auf Einweg-Kaffeebecher wurde verzichtet. Wiederverwendbare Wasserflaschen konnten an den Wasserspendern und mit hochwertigem Leitungswasser aufgefüllt werden. Zudem gab es ein vegetarisches Catering-Konzept, einschließlich "Veggie Monday", Beschilderungen werden wiederverwendet und es kamen ökologisch zertifizierten Materialien für den Druck zum Einsatz - außerdem haben wir essbare Becher als Innovation getestet.Diese Maßnahmen wurden im Voraus über die Kongress-Website und -App, Beschilderungen vor Ort und während der Eröffnungsrede kommuniziert. Außerdem haben wir Industriepartner eingeladen, sich unserem Nachhaltigkeitsengagement anzuschließen.

Während des Kongresses organisierte die EHRA eine professionelle Kinderbetreuung für die Kinder der Teilnehmer:innen, um ein klares Zeichen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu setzen. Wie wurde das Angebot aufgenommen?
Das Angebot der Kinderbetreuung trug dazu bei, die Botschaft zu verstärken, dass Wissenschaft und Familienleben sich nicht gegenseitig ausschließen sollten. Es war auch ein starkes Signal an unsere Gemeinschaft, insbesondere an Berufseinsteiger und Frauen in der Wissenschaft.

Haben Sie Feedback von den Referent:innen, Partnern und Teilnehmer:innen zum Nachhaltigkeitskonzept erhalten?
Die nachhaltigen Aspekte des Kongresses wurden von vielen Teilnehmer:innen und Partnern anerkannt und geschätzt. Besonders gut kamen die wiederverwendbaren Flaschen und essbaren Becher an.

Wie wird der nächste Kongress 2026 in Paris aussehen? Was werden Sie aus dem Kongress in Wien für den nächsten mitnehmen?
Die EHRA 2026 wird auf dem aufbauen, was wir in Wien erreicht haben. Auch wenn jede Stadt anders ist, werden die Erfahrungen aus Wien unsere Roadmap für Paris prägen. Wir werden unser Engagement für Nachhaltigkeit weiter verstärken. Das Thema in Paris wird "Illuminating Arrhythmia Management" sein, und wir erwarten erneut eine starke Beteiligung und viele Innovationen.

Wie lautet Ihr Fazit zur Nachhaltigkeitszertifizierung? Hat sich der zusätzliche Aufwand gelohnt?
Nachhaltigkeit ist nicht nur eine Checkbox. Es ist eine kollektive Denkweise - eine, die uns dazu zwingt, die Art und Weise, wie wir Veranstaltungen organisieren, besuchen und erleben, zu überdenken. Wir bei EHRA sind wir stolz darauf, Fortschritte zu machen. Und auch wenn wir vielleicht noch nicht alle Herausforderungen gelöst haben, sind wir fest entschlossen, uns Jahr für Jahr zu verbessern und einen neuen Standard für nachhaltige Kongresse zu setzen.

Welche Tipps haben Sie für Veranstalter, die ihre Veranstaltung mit dem Österreichischen Umweltzeichen zertifizieren lassen möchten?
Fangen Sie frühzeitig an und kommunizieren Sie klar mit allen Beteiligten - von Ihren internen Teams bis hin zu Ausstellern und Teilnehmer:innen. Nachhaltigkeit ist eine gemeinsame Verantwortung, und Transparenz ist dabei entscheidend. Und: Unterschätzen Sie nicht die Kraft kleiner Schritte. Selbst einfache Veränderungen können eine große Wirkung haben, wenn sie auf eine große Veranstaltung übertragen werden.

Welchen Eindruck haben Sie von Wien als Meetingdestination gewonnen? Lässt die Stadt Ihr Herz höherschlagen?
Wien ist eine Stadt, die Eleganz mit unglaublicher Leichtigkeit verbindet. Alles funktioniert reibungslos - vom Transport bis zur Logistik - und diese Einfachheit macht einen echten Unterschied, wenn man eine Großveranstaltung organisiert. Ich schätzte es sehr, wie mühelos sich alles anfühlte. Die Professionalität der lokalen Partner und die ruhige Effizienz der Stadt hat es uns ermöglicht, uns ganz auf die Durchführung eines großartigen Kongresses zu konzentrieren.

Was war Ihr ganz persönliches Highlight in Wien?
Ein unvergesslicher Moment war der Besuch der Oper - die Eleganz des Veranstaltungsortes, die Musik, die Atmosphäre ... es war wirklich magisch. Aber genauso magisch, wenn auch auf ganz andere Weise, war es, nach so vielen Monaten der Vorbereitung den gesamten Kongress zusammenkommen zu sehen. Zu sehen, wie Tausende Menschen aus aller Welt miteinander in Kontakt traten, Wissen austauschten und ihre Leidenschaft teilten - das war unglaublich bewegend. Wien bot die perfekte Kulisse für beides: großartige kulturelle Erlebnisse und bedeutungsvolle berufliche Momente, und das alles mit einer Einfachheit und Leichtigkeit, die alles ganz natürlich fließen ließ.

Erfahren Sie mehr über die EHRA - European Heart Rhythm Association.